ESPAP quer contribuir para estado mais ágil e desenvolvimento sustentável de Portugal

Criada em 2012, a Entidade de Serviços Partilhados da Administração Pública (ESPAP) surgiu como unificadora de entidades estatais, que se extinguiram após a sua criação: o Instituto de Informática do Ministério das Finanças, a Empresa de Gestão Partilhada de Recursos da Administração Pública e a Agência Nacional de Compras Públicas.

Integrada na administração indireta do Estado, a organização procura agilizar uma adoção mais eficiente de soluções de recursos financeiros, humanos e TIC. “Temos como visão ser a opção de referência para a Administração Pública (AP) na utilização de recursos públicos comuns e na prestação de serviços partilhados”, afirma Teresa Girbal, Vice-Presidente e CIO da ESPAP, “através da nossa missão que consiste em assegurar a obtenção de ganhos de eficácia e eficiência, através da utilização racional de recursos públicos comuns e da prestação de serviços partilhados, contribuindo para um Estado mais ágil e direcionado para o desenvolvimento sustentável do país”, explica.

Num contexto desafiante de constante mudança, a VP e CIO abraçou o desafio há mais de quatro anos: “mais do que um gestor que tem de saber gerir a complexidade, temos de ser líderes num ambiente em mudança permanente, lidar com imprevistos do presente e antecipar o futuro”, reflete.

A digitalização não é um ideia que pertence aos impactos da pandemia, esta “demonstrou a necessidade de se dispor de estruturas e redes digitais eficazes que permitam desmaterializar as aprendizagens, as transações e os processos e, quando adequado, possibilitar o trabalho remoto, acelerando, de forma inclusiva, a transformação digital que estava em curso”.

Além disso, os fortes impactos económicos e sociais vieram desafiar a competência dos líderes dos organismos, a sua perceção de resiliência e a capacidade de acompanhar a aceleração da transformação digital e o seu papel como impulsionadores da inovação, neste caso, no setor público.

Arregaçar as mangas

A responsável destaca alguns marcos deste processo de digitalização, nomeadamente a implementação da solução da ESPAP de fatura eletrónica para a AP (FE-AP). Integrada no programa Simplex, a plataforma criada e gerida pela ESPAP permite a utilização de faturas eletrónicas nos contratos públicos na emissão, envio, receção e tratamento, administrativo e contabilístico.

A “solução já permitiu 25 milhões de euros em poupanças para o Estado até final do primeiro semestre de 2022 e até 31 de julho”. “Mais de duas mil entidades públicas utilizavam a FE-AP e mais de quatro mil fornecedores da AP já enviavam documentos de faturação eletrónica para as entidades do Estado. Desde 2020 que o número de fornecedores aderentes a este sistema tem vindo a aumentar: 352 no final de 2020 e 2202 no final de 2021”, garante Teresa Girbal.

É, ainda, de ressalvar o Ponto de Troca de Tráfego (PTT), iniciativa colaborativa na estratégia integrada de modernização e reforma da AP, que, segundo a VP e CIO da ESPAP, “permitiu uma redução de custos efetiva ao nível das infraestruturas de comunicações, permitindo uma interligação das redes dos organismos da AP, potenciando a partilha e reutilização das comunicações”. Como resultado, atualmente, já possuem 18 áreas governativas interligadas para troca de informação.

Teresa Girbal destaca o Plano de Ação para a Transição Digital, de 2000, “acompanhado, operacionalizado e implementado pela Estrutura de Missão Portugal Digital”. Já em 2021, era reforçada essa necessidade com a prorrogação do mandato do Conselho para as Tecnologias de Informação e Comunicação na Administração Pública (CTIC), que coordena a execução da Estratégia para a Transição Digital no setor público.

Abraçar o digital com sucesso

A ESPAP é uma das entidades que contribuem para a implementação da Estratégia para a Transformação Digital da Administração Pública 2021-2026, elaborada pelo CTIC. De acordo com Teresa Girbal, esta estratégia “procura que a AP seja mais responsiva às expectativas dos cidadãos e empresas, preste serviços mais simples, integrados e inclusivos, funcione de forma mais eficiente, inteligente e transparente através da exploração do potencial de transformação das tecnologias digitais e da utilização inteligente dos dados”.

Exemplo da implementação da estratégia é a importância da qualificação na operacionalização e implementação da cloud na AP, a simplificação da contratação de serviços TIC, ou o programa de formação intensiva e especializada na área digital de três mil profissionais, o UpSkill, que nas suas duas edições teve nove mil candidatos.

A ESPAP desenvolveu um catálogo de serviços, “estruturado de forma a viabilizar a sua contratação por outras entidades da AP em 2019 e alargado em 2021. Em 2019, foi instituído o modelo contratual com vinculação das entidades mediante a assinatura de Termo de Adesão e respetiva aprovação pela tutela com inclusão, por fases, dos serviços identificados no catálogo e respetivo preçário”.

“A ESPAP quer ser, cada vez mais, um exemplo a seguir na adoção de novas tecnologias e reforçar a sua presença no ecossistema TIC a nível nacional e expandir os seus serviços”

Teresa Girbal conta que, atualmente, a ESPAP opera mais de 50 sistemas de informação e mais de mil redes, gere mais de 950 servidores e mais de 2.800 bases de dados e dispõe de mais de 500 TB úteis para armazenamento de dados. Adicionalmente, o organismo está envolvido na gestão e execução de projetos inscritos no Plano de Recuperação e Resiliência (PRR).

Transformação + digital

De acordo com a responsável, a transformação digital deve ser abordada de forma holística nas suas duas dimensões: para o digital é obrigatório recorrer a tecnologias que contribuem para a segunda parte do conceito – a transformação. Mais, é “crucial complementar esta visão com a realidade de que somos líderes e agentes de um ambiente em constante mudança e potencialmente imprevisível. Nesse sentido, fomos forçados a aprender e a vestir dois termos — resiliência e agilidade — para enfrentar os desafios propostos”, reflete.

A ESPAP está envolvida na execução de projetos inscritos no PRR, nomeadamente na Modernização e Simplificação da Gestão Financeira Pública, integrada na Componente 17, que visa promover uma “mudança estrutural para o aumento da qualidade e sustentabilidade das finanças públicas portuguesas”.

“A ESPAP quer ser, cada vez mais, um exemplo a seguir na adoção de novas tecnologias e reforçar a sua presença no ecossistema TIC a nível nacional e expandir os seus serviços”, pelo que acredita que as IT são “enablers de oferta de serviços partilhados TIC de forma transversal à AP”, conclui a VP e CIO da eSPap.